Dine persondata hos Ase

Ny EU-lovgivning skærper fra 25. maj 2018 kravene til, hvordan Ase må håndtere vores medlemmers, altså dine, personlige oplysninger. Det handler om at sikre dine rettigheder og beskytte dine personlige data.

Sikkerhed

Ase er på forkant med it-sikkerheden. Vores netværksservere er godt sikrede, og servere der benyttes til sagsbehandling, er adskilt fra servere, der benyttes af medlemmer som dig. Det er kun de udvalgte medarbejdere, der behandler medlemssager, der har adgang til medlemmernes data, og Ase logger alle opslag på medlemmer, så vi kan spore, hvis der sker brud på sikkerheden.

Ase har også retningslinjer for, at medarbejderne låser deres pc, når de forlader deres plads, så ingen uvedkommende kan få adgang til medlemmers data.
Endvidere har vi gennemført en ”clean desk” politik, som betyder, at alle papirer lægges i aflåste skabe, når vi går hjem fra arbejde, så uvedkommende ikke tilfældigt kan få adgang til medlemmers data.

Samtykker

Persondataforordningen opstiller regler for, hvordan vi må kommunikere med dig, og at du selv aktivt skal svare JA til at vi må.

Hos Ase beder vi dig, og alle vores medlemmer, om fire forskellige JA’er som konsekvens af Persondataforordningen.

  • Det første JA handler om, at vi skal have lov til at håndtere dine data for, at du i det hele taget kan være medlem hos os.
  • Det andet JA giver os lov til at bruge dine data til at lave statistik og analyser, fx for at kunne udvikle nye og bedre services til dig.
  • Det tredje JA handler om, at vi kan hjælpe dig bedre videre, fx ved ledighed, hvis du oplyser os om evt. fagforeningsmedlemskab.
  • Det fjerde JA er samtykke til, at vi må kommunikere til dig med blandt andet tilbud, gode råd og nyheder om fx forhold på arbejdsmarkedet, på vegne af os selv og når det er en af vores professionelle partnere, der tilbyder det.

Alle medlemmer af Ase er blevet eller vil blive kontaktet, for at vi kan få den enkeltes samtykke til, at vi må håndtere vedkommende data m.v. Når du har svaret på vores henvendelse, får du en bekræftelse pr. mail, der fortæller, hvad du har givet os dit JA til. Bekræftelsen kommer, så snart du har givet os dit JA.

Ændring af samtykke

Hvis du vil ændre, hvad du har sagt JA til, skal du logge ind på mitase.dk og finde menupunktet ”Samtykke”.  Her kan du se, hvad du har sagt JA til. Her kan du også altid rette dine JA’er. Men det har selvfølgelig betydning for, hvad vi kan hjælpe dig med, hvis du fortryder et JA.

Registreredes (medlemmers) rettigheder og indsigtsret

Et af de centrale forhold i Persondataforordningen er, at den giver dig som registreret ret til at få indsigt i dine egne data, i forbindelse med medlemskab og når du søger om fx dagpenge gennem Ase a-kasse.

Formålet med retten til indsigt i dine egne data er at gøre det gennemsigtigt for dig, så du selv kan kontrollere, at oplysningerne er korrekte, og at de i øvrigt behandles lovligt.

Retten til indsigt betyder for det første, at du har ret til at se hvilke personoplysninger, Ase har registreret om dig og til hvilke formål vi bruger og opbevarer dem. Du kan også bede om at få dem korrigeret, hvis du ikke mener, at de er korrekte, ligesom du har ret til at få slettet data. Visse data er Ase i henhold til lovgivningen dog forpligtet til at opbevare. Det gælder fx oplysninger, der ligger til grund for udbetalte dagpenge eller efterløn. En del data vil også være omfattet af Bogføringsloven. Vi skal selvfølgelig kunne dokumentere vores økonomi.

Du har også ret til at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger af dine data, som Ase foretager i forbindelse med eventuel sagsbehandling.

Udlevering af data

Hvis du ønsker at få indsigt i dine data eller at få slettet data hos Ase, kan du skrive til dpo@ase.dk og fortælle os, hvad det er for nogle oplysninger du ønsker at få udleveret, korrigeret eller slettet.

Ase udleverer oplysningerne som kopier af det originale materiale. Kopien er gratis og Ase har en måneds frist til at sende dig oplysningerne.

Hvis der i materialet, som vi skal sende til dig, indgår oplysninger om andre personer, vil disse oplysninger være fjernet eller sløret. Det er naturligvis kun de oplysninger som Ase har om netop dig, som du kan få indsigt i.

Ases opbevaring af data

I Ase opbevarer vi data om dig som medlem så længe der er behov for det, dels for at sikre dine rettigheder, dels for at leve op til lovens krav til opbevaring og dokumentation.

Der er derfor forskel på, hvor længe vi opbevarer data, afhængig af, om det er data der er registreret i Ase a-kasse, foreningen Ase Selvstændig eller fagforeningen Ase Lønmodtager. Det afhænger også af hvilken type sager du som medlem har haft. Når der ikke længere er behov for og krav om at opbevare oplysningerne, bliver de slettet.

Ase deler og udveksler aldrig data med andre (tredjepart), med mindre lovgivningen stiller krav om det. Hvis dataudveksling med andre er nødvendig i forbindelse med en konkret sagsbehandling, skal du som medlem først aktivt have givet os lov til at gøre det. Dette ligger altså ud over de generelle samtykker (JA’er) som du som medlem selv styrer via mitase.dk

Klager

Hvis du vil klage over Ases håndtering af dine data, skal du rette henvendelse til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K, tlf. 3319 3200, mail dt@datatilsynet.dk