rådgivning om økonomisk styring

Gælder medlemmer af Ase Selvstændig. At have styr på fakturering og følge op på, at kunderne betaler til tiden, er vigtige elementer i en økonomisk sund virksomhed. Vi har gjort det lettere at klare de administrative opgaver og tilbyder dig en lang række dokumenter til udarbejdelse af fakturaer og rykkerskrivelser.

Ase Selvstændig hjælper med:

  • Rådgivning om fakturering og udarbejdelse af fakturaer
  • Rådgivning om rykkerproces og udarbejdelse af skrivelser fx rykkerskrivelser og skylderklæringer
  • Rådgivning om den videre proces, hvis kunden fortsat ikke betaler
fakturering

For en virksomhed er det alfa og omega, at der er styr på fakturering af kunderne. Virksomhedens succes, fremdrift og i sidste ende overlevelse afhænger af en sund økonomi. Derfor er det vigtigt at have faste rutiner for at fakturere kunderne, mens kunderne stadig har den leverede vare eller service frisk i erindring.

Med medlemsskab af Ase Selvstændig kan du henvende dig og få dokumenter, så du nemt kan fakturere dine kunder på en korrekt og professionel måde.

hvad skal en faktura indeholde?

En faktura skal indeholde:

  • Kundens fulde navn og adresse (husk selskabsbetegnelsen, hvis kunden er erhvervsdrivende) 
  • Din virksomheds navn, adresse, CVR-nr./SE-nr. og bankoplysninger
  • Fortløbende fakturanummer 
  • Dato for udstedelse (fakturadato)
  • Varens eller ydelsens art, mængde og pris
  • Gældende momssats og momsbeløbet
  • Leveringsdato, hvis denne er forskellig fra fakturadato
  • Det samlede beløb
  • Sidste rettidige betalingsdato

Vær særlig opmærksom på, at det er den rigtige selskabsbetegnelse for kundens virksomhed, som står i fakturaen, altså om det er et ApS, A/S, I/S mv. 

Hvis kunden er erhvervsdrivende, er det en god idé at tilføje kundens CVR-nr./SE-nr., hvis du kender det, men det er ikke et krav.

hvad dækker begreberne faktura, efaktura og onlinefaktura over?

En faktura er et fysisk dokument, som du sender til din kunde. Eksempelvis et dokument du modtager fra Ase Selvstændig, som du udfylder, printer og sender pr. post.

E-fakturering står for elektronisk fakturering. En e-faktura er en elektronisk faktura, der både sendes, modtages og behandles elektronisk.  

En onlinefaktura kan eksempelvis være et dokument du modtager fra Ase Selvstændig, som du udfylder, gemmer i pdf-format, og sender til din kunde pr. mail.

hvad er en EAN faktura?

En EAN faktura er en form for efaktura, som du skal bruge, hvis du skal fakturere det offentlige. For at sende EAN fakturaer skal du være koblet på EAN systemet, enten ved at have et regnskabsprogram eller ved at taste fakturaen ind på virk.dk.

må prisen angives eksklusiv moms, når kunden er forbruger?

Nej, momsen skal altid være inkluderet i den pris, der oplyses til en forbruger, når det drejer sig om køb af varer eller ydelser. Det er altså varens eller ydelsens totalpris, der skal oplyses til forbrugeren.

fra hvornår må du kræve renter?

Du kan kræve renter fra forfaldsdagen, hvis den er aftalt på forhånd.

  • Er din kunde forbruger, skal I have aftalt forfaldsdagen forud for fakturaen, dvs. at forfaldsdatoen typisk skal fremgå af jeres samarbejdsaftale (fx kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).
  • Er din kunde erhvervsdrivende, anses forfaldsdagen for aftalt på forhånd, hvis forfaldsdato fremgår af fakturaen, og din kunde ikke har indvendinger mod den. 

Hvis forfaldsdagen ikke er aftalt på forhånd, kan du kræve renter fra 30 dage efter, at du har sendt fakturaen til kunden.

hvilken rentesats må du opkræve?

Hvis din kunde er forbruger, kan du højest opkræve den såkaldte procesrente. Den er lig nationalbankens officielle udlånsrente med tillæg af 8 % pr. år. Du kan se den gældende udlånsrente på nationalbankens hjemmeside.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan I aftale en højere rente end procesrenten. Det er ikke tilstrækkeligt, at den aftalte rentesats fremgår af fakturaen. Den skal i stedet fremgå af jeres samarbejdsaftale (fx kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).

manglende betaling fra kunder

For en virksomhed er det alfa og omega, at der er styr på fakturering af kunderne. Virksomhedens succes, fremdrift og i sidste ende overlevelse afhænger af en sund økonomi. Derfor er det vigtigt at have faste rutiner for at fakturere kunderne, mens kunderne stadig har den leverede vare eller service frisk i erindring.

har du sendt en faktura?

Inden du rykker for betaling, skal du have sendt en faktura. Det er vigtigt med faste rutiner for fakturering, så dine kunder oplever, at udført arbejde eller en leverance faktureres, mens de har det i frisk erindring.

hvornår må du sende en rykker?

Inden du sender en rykker, skal forfaldsdatoen på fakturaen være udløbet. Forfaldsdatoen skal fremgå af fakturaen, så kunden ikke kan være i tvivl om, hvornår fakturaen skal betales. En faktura, hvor forfaldsdatoen ikke er indtruffet, kan ikke sendes til inkasso.

hvad hvis din kunde gør indsigelser mod kravet?

Hvis din kunde gør indsigelse mod kravet, er det vigtigt, at du håndterer indsigelsen. Du håndterer indsigelsen ved at besvare din kunde og undersøge, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Hvis indsigelsen er berettiget, bør du ikke fortsætte inddrivelsen og tage kravet til inkasso. Eksempelvis kan en defekt vare eller et mangelfuldt stykke arbejde være en berettiget indsigelse.

Viser indsigelsen sig at være åbenbart grundløs efter dine undersøgelser, kan inkassoprocessen fortsætte. Eksempelvis hvis din kunde påstår, at kravet er betalt, men ikke kan fremvise kvittering eller dokumentation for indbetaling, og du ikke har modtaget pengene.

hvor mange rykkere må du sende?

Du må sende lige så mange rykkerskrivelser, som du har lyst til, dog må der ifølge lovgivningen højst tillægges rykkergebyr på 3 rykkerskrivelser for den samme faktura.

Det er ikke et krav, at du skal sende 3 rykkerskrivelser, men det er ofte anbefalelsesværdigt.

Den sidste skriftlige rykker skal indeholde et udtrykkeligt varsel om, at der ved manglende betaling indenfor fristen på 10 dage vil påløbe yderligere inkassoomkostninger, idet sagen da vil sendes til inkasso (det såkaldte inkassovarsel). Herefter kan sagen kan sendes til inkasso, hvis din kunde stadig ikke betaler.

hvad må du opkræve i rykkergebyr?

Som hovedregel gælder det, at du:

  • Må opkræve 100 kr. (momsfrit) i rykkergebyr pr. rykker, du sender.
  • Højst må opkræve gebyr for 3 rykkere vedrørende den samme faktura.
  • Kun må opkræve rykkergebyrer for rykkere, der fremsendes med mindst 10 dages mellemrum.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan I aftale et højere rykkergebyr end de 100 kr. I det tilfælde skal størrelsen på det aftalte rykkergebyr fremgå af en aftale, som I har indgået forud for fremsendelse af fakturaen. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at størrelsen på rykkergebyret fremgår af fakturaen.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan du desuden opkræve et fast kompensationsbeløb til dækning af omkostninger forbundet med den manglende betaling. Du må opkræve et kompensationsbeløb på 310 kr., og beløbet kan opkræves allerede i den første rykker, som du sender til din kunde. Kompensationsbeløbet er et engangsbeløb, der kun kan opkræves én gang pr. krav.

fra hvornår må du kræve renter?

Du kan kræve renter fra forfaldsdagen, hvis den er aftalt på forhånd.

  • Er din kunde forbruger, skal I have aftalt forfaldsdagen forud for fakturaen, dvs. at forfaldsdatoen typisk skal fremgå af jeres samarbejdsaftale (fx kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).
  • Er din kunde erhvervsdrivende, anses forfaldsdagen for aftalt på forhånd, hvis forfaldsdato fremgår af fakturaen, og din kunde ikke har indvendinger mod den. 

Hvis forfaldsdagen ikke er aftalt på forhånd, kan du kræve renter fra 30 dage efter, at du har sendt fakturaen til kunden.

hvilken rentesats må du opkræve?

Hvis din kunde er forbruger, kan du højest opkræve den såkaldte procesrente. Den er lig nationalbankens officielle udlånsrente med tillæg af 8 % pr. år. Du kan se den gældende udlånsrente på nationalbankens hjemmeside.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan I aftale en højere rente end procesrenten. Det er ikke tilstrækkeligt, at den aftalte rentesats fremgår af fakturaen. Den skal i stedet fremgå af jeres samarbejdsaftale (fx kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).

hvad er et inkassovarsel?

I den sidste skriftlige rykker du sender, skal det tydeligt fremgå, at

  • Manglende betaling vil medføre, at sagen overgives til inkasso
  • Og der derved påløber yderligere omkostninger og
  • Betaling skal ske senest inden 10 dage

hvad er en skylderklæring?

En skylderklæring er et stykke papir, hvor din kunde skriver under på, at han skylder dig penge. 

I inkassosammenhæng er en skylderklæring et såkaldt fundament. Det betyder, at du med en underskrevet skylderklæring kan få indkaldt din kunde direkte til at møde i fogedretten. Dermed undgås omkostninger til fx betalingspåkrav eller stævning. Derfor anbefaler vi, at du sender en skylderklæring sammen med din rykker. Underskriver din kunde skylderklæringen, sparer I begge tid og penge. 

rådgivning om inkasso

Hvis du har sendt rykkerskrivelser, inkassovarsel og en skylderklæring til din kunde og fortsat ikke har modtaget betaling, er det ikke ensbetydende med, at pengene er tabt. Der er flere muligheder for at få dine penge hjem, afhængig af om du selv vil gå videre med sagen, eller om du ønsker hjælp fra en advokat eller et inkassobureau. Husk at danne dig et overblik over de omkostninger, der er forbundet med at gå videre med kravet.

hvad kan du selv gøre?

Hvis din kunde ikke har fremsat berettigede indsigelser imod kravet, og kravet højst er 100.000 kr. ekskl. renter og omkostninger, kan du anvende den forenklede inkassoproces til at inddrive dit krav. Du skal i dette tilfælde udfylde et betalingspåkrav og indlevere det til fogedretten i den retskreds, hvor din kunde bor. Du kan finde en skabelon til et betalingspåkrav og yderligere vejledning herom på domstol.dk.

Hvis din kundes indsigelser ikke er åbenbart grundløse, foreligger der en tvist mellem jer, som først må afgøres, inden kravet kan inddrives. Hvis kravets størrelse højst udgør 50.000 kr. ekskl. renter og omkostninger, kan du vælge selv at anlægge en sag efter småsagsprocessen. Du kan læse nærmere om småsagsprocessen og finde en skabelon til en stævning på domstol.dk.

endnu ikke medlem?

bliv medlem