hvad gør jeg, hvis mine kunder ikke betaler?

Én ting er at sende en faktura – en anden er, hvis dine kunder ikke betaler den. Din virksomheds succes, fremdrift og i sidste ende overlevelse afhænger af en sund økonomi, så sørg for at have faste rutiner for faktureringen. Men hvad gør du, hvis dine kunder ikke betaler de fakturaer, du sender til dem?

Hvis din kunde, som skylder dig penge, ikke betaler til tiden, kan det skyldes en fejl, en bortkommen faktura, et nyt it-system eller andre omstændigheder, som har forsinket betalingen et par dage. Derfor kan det være tilstrækkeligt at give din kunde en venlig påmindelse om at betale, enten telefonisk eller via mail. 

Hvis du ikke modtager betaling trods påmindelsen, bør du hurtigst muligt igangsætte en rykkerprocedure.

Hvornår må jeg sende en rykker?

Før du sender en rykker, skal forfaldsdatoen på fakturaen være udløbet. Forfaldsdatoen skal fremgå af fakturaen, så din kunde ikke kan være i tvivl om, hvornår den skal betales. Du kan ikke sende en faktura til inkasso, hvis forfaldsdatoen ikke er indtruffet.

Hvad gør jeg, hvis min kunde gør indsigelser mod kravet?

Hvis din kunde gør indsigelse mod kravet, er det vigtigt, at du håndterer den. Det gør du ved at besvare din kunde og undersøge, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Hvis indsigelsen er berettiget, bør du ikke fortsætte inddrivelsen og tage kravet til inkasso. En berettiget indsigelse kan f.eks. være en defekt vare eller et mangelfuldt stykke arbejde.

Hvis du undersøger sagen, og indsigelsen viser sig at være grundløs, kan inkassoprocessen fortsætte. En grundløs indsigelse kan være, hvis din kunde påstår, at han/hun har betalt, uden du har modtaget pengene, og din kunde ikke kan fremvise kvittering eller dokumentation for indbetaling.

Hvor mange rykkere må jeg sende?

Du må sende lige så mange rykkerskrivelser, som du har lyst til. Du må dog højst lægge rykkergebyr på 3 rykkerskrivelser for den samme faktura.

Det er ikke et krav, at du sender 3 rykkerskrivelser – det bestemmer du selv. I princippet kan du nøjes med en enkelt, men mangle vælger at sende i hvert fald to, for at være sikre på, at kunden har modtaget den.

Den sidste skriftlige rykker skal indeholde et udtrykkeligt varsel om, at hvis der ikke er betalt inden for fristen på 10 dag, bliver det endnu dyrere, da sagen så bliver sendt til inkasso (det såkaldte inkassovarsel). Hvis din kunde stadig ikke betaler, kan du sende sagen til inkasso.

Hvad må jeg opkræve i rykkergebyr?

Som hovedregel gælder det, at du:

  • Må opkræve 100 kr. (momsfrit) i rykkergebyr pr. rykker, du sender
  • Højst må opkræve gebyr for 3 rykkere vedr. den samme faktura
  • Kun må opkræve rykkergebyrer for rykkere, der bliver fremsendt med mindst 10 dages interval

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan I aftale et højere rykkergebyr end de 100 kr. I det tilfælde skal størrelsen på det aftalte rykkergebyr fremgå af en aftale, som I har indgået forud for fremsendelse af fakturaen. Det er altså ikke nok, at størrelsen på rykkergebyret står på fakturaen.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan du desuden opkræve et fast kompensationsbeløb til dækning af omkostninger forbundet med den manglende betaling. Kompensationsbeløbet må være på 310 kr., og du kan opkræve beløbet allerede i den første rykker til din kunde. Det er et engangsbeløb, der kun kan opkræves én gang pr. krav.

Fra hvornår må jeg kræve renter?

Du kan kræve renter fra forfaldsdagen, hvis den er aftalt på forhånd.

  • Hvis din kunde er forbruger, skal I have aftalt forfaldsdagen forud for fakturaen. Det vil sige, at forfaldsdatoen typisk skal fremgå af jeres samarbejdsaftale (f.eks. kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).
  • Hvis din kunde er erhvervsdrivende, er forfaldsdatoen den, der fremgår af fakturaen, med mindre din kunde har indvendinger mod den. 

Hvis forfaldsdagen ikke er aftalt på forhånd, kan du kræve renter fra 30 dage efter, at du har sendt fakturaen til kunden.

Hvilken rentesats må jeg opkræve?

Hvis din kunde er forbruger, kan du højest opkræve den såkaldte procesrente. Den er lig nationalbankens officielle udlånsrente med tillæg af 8 % pr. år. Du kan se den gældende udlånsrente på nationalbankens hjemmeside.

Hvis din kunde er erhvervsdrivende, kan I aftale en højere rente end procesrenten. Det er ikke nok, at den aftalte rentesats står på fakturaen. Den skal i stedet stå i jeres samarbejdsaftale (f.eks. kontrakt, tilbud eller ordreafgivelse).

Hvad er et inkassovarsel?

I den sidste skriftlige rykker du sender, skal det tydeligt fremgå, at:

  • Hvis din kunde ikke betaler, bliver sagen overgivet til inkasso og dermed dyrere
  • Betaling skal ske senest inden for 10 dage
Hvad er en skylderklæring?

En skylderklæring er et stykke papir, hvor din kunde skriver under på, at han skylder dig penge. 

I inkassosammenhæng er en skylderklæring et såkaldt fundament. Det betyder, at du med en underskrevet skylderklæring kan få indkaldt din kunde direkte til at møde i fogedretten. På den måde undgår du omkostninger til f.eks., betalingspåkrav eller stævning. Hos Ase Selvstændig anbefaler vi, at du sender en skylderklæring sammen med din rykker. Hvis din kunde underskriver skylderklæringen, sparer I begge tid og penge. 

Hvis du er medlem af Ase Selvstændig, kan vi hjælpe dig hvis du har udfordringer med kunder, der ikke betaler til tiden. Vi kan bla. hjælpe dig med dokumenter til rykkere og skyldnererklæringer.

endnu ikke medlem?

Som medlem af Ase Selvstændig kan du få rådgivning og hjælp inden for fakturering og debitorhåndtering.

bliv medlem