Skab medarbejdertrivsel

I det øjeblik du ansætter din første medarbejder, bliver du arbejdsgiver og leder – og det forpligter. Du kommer til at stå med mange forskellige ledelsesmæssige udfordringer og opgaver. 

Når du skal ansætte den første medarbejder i din virksomhed, er det vigtigt, at du har forberedt dig grundigt. Økonomi, arbejdsopgaver og personprofil er vigtige faktorer, du bør have overvejet, før du går i gang med rekrutteringsprocessen. Juridiske aspekter og medarbejderens trivsel er også noget, du skal være opmærksom på.

Få glade og loyale medarbejdere - investér i trivsel

Regler og pligter som arbejdsgiver er én ting. Det er noget, som man er forpligtet til at gøre, og det kan have juridiske og økonomiske konsekvenser, hvis man ikke overholder dem.

Noget andet er de trivselstiltag, man som virksomhed kan gøre, for at give din nye og nuværende medarbejdere så god en oplevelse på arbejdspladsen som muligt.

Arbejdsmiljø

Man er som arbejdsgiver forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Man skal sørge for oplæring og instruering af ens medarbejder, således at vedkommende udfører arbejdet bedst muligt – og at arbejdets udførelse er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.

Det er ligeledes vigtigt, at dine medarbejdere er orienteret om eventuelle ulykkes- og/eller sygdomsfarer forbundet med arbejdets udførelse.

Onboarding af din nye medarbejder

Udtrykket ”onboarding” bruges i forbindelse med en ny medarbejders start. I praksis handler det om, at den nye medarbejder føler sig velkommen og hjælpe vedkommende med at komme godt i gang.

Onboarding er et vigtigt led i ansættelse af ens medarbejder. Det er vigtigt at bruge ressourcer på, at ens medarbejder hurtigere kan udføre arbejdet bedst muligt og at vedkommende trives – man vil som virksomhed ofte oplevet en hurtigere værdiskabelse fra medarbejderens side.

Udover at have styr på det praktiske, bør man som arbejdsgiver have en løbende dialog med sine medarbejdere, således at man har en finger på pulsen vedrørende driften, men også medarbejdernes trivsel.

 

Den vigtige planlægning

Planlægning er nøgleordet i en succesfuld onboarding-proces. Allerede før ens nye medarbejder begynder på arbejdet, kan man henlede vedkommendes opmærksomhed på relevant materiale om din virksomhed eller vedkommendes arbejdsområde/produkter. Dette kan være i form af links, brochurer mv.

Planlæg din medarbejders første tid i virksomhed. Hvor skal vedkommende side? hvilke arbejdsopgaver skal varetages? Dette er relevante spørgsmål, som man med fordel kan overveje forinden medarbejderen påbegynder arbejdet.

Hvis medarbejderen skal bruge en computer og have it-adgang, så sørg gerne for, at det er sat klar. Dette sikrer en hurtig og effekt start for alle.

Send gerne din nye medarbejder en mail forinden vedkommende starter. Her kan man forventningsafstemme og orientere om det der skal ske i den første tid på arbejdspladsen.

Det kan virke som meget tid og forberedelse at bruge forud for en ny ansættelse, men erfaring viser, at tiden er godt givet ud og oftest kommer igen i form af en effektiv medarbejder i trivsel.

Få flere råd om en god onboarding-proces herunder:

Få nye ansatte godt om bord

 

Vejledning til introplan

Den tid, du bruger på at introducere en ny medarbejder til arbejdet, er en investering, som hurtigt er tjent ind igen. Jo flere informationer vedkommende har om virksomheden og opgaverne, jo hurtigere kan vedkommende komme godt i gang med arbejdet. En god introduktion viser ligeledes, at den nye medarbejder er ventet og velkommen.

En introplan kan give både dig og medarbejderen et overblik over, hvad der skal ske og hvornår, og hvem der skal medvirke i den nye medarbejders første dage eller uger i virksomheden. Husk at sende skemaet til de involverede medarbejdere i god tid.

En introplan skaber et godt overblik og giver samtidig tryghed for din nye medarbejder.

Følgende kan fungere som en skabelon til en introplan:

  • Hvilke aktiviteter skal der ske i starten
  • Dato for de forskellige aktiviteter
  • Sted for de forskellige aktiviteter
  • Tidspunkt for de forskellige aktiviteter
  • Er der en ansvarlig medarbejder eller er medarbejderen på egen hånd ved de forskellige aktiviteter

Dagligdagen med din nye medarbejder

Tæt opfølgning med dine nye medarbejder er vigtigt. Det sikrer sig, at vedkommende føler sig klædt på til at udføre sit arbejde og dermed skabe værdi for virksomheden.

De første 30 dage er den periode, hvor din nye medarbejder danner et indtryk af arbejdspladsen. Det er typisk også inden for de første 30 dage, at medarbejderen kommer ”overlades til sig selv” med ansvar for egne opgaver. Det er derfor vigtigt, at man bruger tid på at drøfte overvejelser og tanker, som medarbejderen har gjort sig. Dette kan f.eks. være omkring kulturen på arbejdspladsen, regler og processer, netværk og samarbejde samt kompetencer og kompetenceudvikling.

Når de første 90 dage er gået, bør du holde en samtale med din nye medarbejder. Her kan I drøfte om jeres gensidige forventninger er blevet indfriet. Det er afgørende, at du i dagligdagen sørger for at være tydelig omkring dine forventninger til din nye medarbejder. Dette kan f.eks. være kompleksiteten og omfanget af vedkommendes opgaver, kvaliteten af arbejdet og selvstændighed i udførelsen af arbejdet.

Evaluering

Når din nye medarbejder har været i stillingen i et stykke tid, bør I have en opfølgningssamtale. Begge har nu haft lejlighed til at danne sig et indtryk af samarbejdet. Opfølgningssamtalen er en god lejlighed til at forventningsafstemme omkring det fremtidige jobindhold og samarbejde.

Det er i øvrigt altid en god idé at løbende evaluere samarbejdet – også efter afholdelse af den første og anden samatale.

Opfølgningssamtalen er en oplagt mulighed for din virksomhed at lære omkring hvordan den nye medarbejder – og eventuelt øvrige nye medarbejdere – mest hensigtsmæssigt bliver introduceret til virksomheden og dens arbejdsopgaver. Dette skal ske igennem de observationer og tanker, som din nye medarbejder har gjort sig.

 

Forberedelse

Som leder bør man være grundigt forberedt inden den første evaluering. Gør dig observationer omkring hvordan det går med din nye medarbejder i virksomheden – både i forhold til arbejdsopgaver, vedkommendes møde med virksomhedskulturen og samarbejdet med de eventuelt øvrige kollegaer. Inden jeres møde bør du vurdere, hvad dine observationer viser om medarbejderen og dennes tilgang til arbejdet – herunder om der er sket den ønskede effekt ved vedkommendes ansættelse.

 

MUS-samtale

MUS betyder Medarbejder-Udviklings-Samtale. Offentligt ansatte har krav på en årlig MUS, men også mange private virksomheder afholder MUS.

En MUS er en åben og fortrolig drøftelse af arbejdsopgaver, muligheder for udvikling, efteruddannelse, medarbejderens trivsel i forhold til arbejde/fritid, kolleger og leder.

Man bør som leder forberede en MUS, afholde samtalen og følge op på samtalen. Dette kan gøres på følgende vis:

 

Før

Har virksomheden strategiudviklingsplaner i virksomheden, som har betydning for medarbejderens afdeling, bør man som leder sætte sig ind i dem.

Vær ligeledes grundigt forberedt i, hvad det præcist er, at din medarbejder har af arbejdsopgaver, ansvarsområder, forudsætninger for arbejdets udførelse, planer for fremtiden, motivation, stærke/svage sider samt eventuelle private forhold, som medarbejderen tidligere har drøftet.

Indkald ligeledes medarbejderen i god tid, således at vedkommende har mulighed for at forberede sig på samtalen.

 

Under

Nogle af de punkter, som typisk drøftes ved en MUS er:

  • Siden sidst
  • Planer for næste år
  • Trivsel
  • Samarbejde
  • Udviklingsmål
  • Balance mellem arbejdsliv og privatliv
  • Nye opgaver
  • Idéer til innovation og forbedring

En god tommelfingerregel er, at man som leder bør tale 30 %, mens medarbejderen taler 70 %. Det gælder om at lytte og forstå ens medarbejder. Det er vigtigt at give ris og ros, og sæt gerne eksempler på ens kommentarer. Hvis man som leder får kritik, så vær modtagelig overfor denne og lad vær med at forsvare dig, argumentere imod eller bortforklare.

 

Efter

Husk at evaluere samtalen efterfølgende. Hvordan gik samtalen, var der en god fordeling af taletid, blev alle emner afsluttet og hvordan var balancen mellem struktur og fri snak?
Evaluere også på stemningen – var der plads til, at alle emner blev drøftet og om der var klarhed over forventninger fra både dig og medarbejderen? Oplevede du, at dit budskab kom klart igennem og hvordan har medarbejderen opfattet samtalen?

Hvis du ønsker at blive klogere på MUS, så kan du læse mere her:

8 tips til at få mest muligt ud af MUS

Ase kan hjælpe dig med dine udfordringer som arbejdsgiver

Det forpligter at blive arbejdsgiver og leder. Du kommer til at stå med mange forskellige ledelsesmæssige udfordringer og opgaver, og det kan være svært at navigere i, hvordan man bedst kan varetage ens personaleansvar.

Som medlem af Ase HR-Jura har du adgang til jurister og HR-medarbejdere. De kender lovgivningen på området og kan hjælpe dig med de spørgsmål, der vedrører forholdet mellem dig og dine medarbejdere, ligesom at Ase kan være behjælpelig med udarbejde af jobannonce, indrykning de rigtige steder og selve rekrutteringen af en medarbejder.

Ase Selvstændig

endnu ikke medlem?

Som medlem af foreningen Ase Selvstændig, kan du få hjælp til spørgsmål omkring medarbejdere. Du kan blive medlem for kun 87 kr./md.

Medlemmer