Skab medarbejdertrivsel

I det øjeblik du ansætter din første medarbejder, bliver du arbejdsgiver og leder – og det forpligter. Du kommer til at stå med mange forskellige ledelsesmæssige udfordringer og opgaver. 

Når du skal ansætte den første medarbejder i din virksomhed, er det vigtigt, at du har forberedt dig grundigt. Økonomi, arbejdsopgaver og personprofil er vigtige faktorer, du bør have overvejet, før du går i gang med rekrutteringsprocessen. Juridiske aspekter og medarbejderens trivsel er også noget, du skal være opmærksom på.

Få glade og loyale medarbejdere - investér i trivsel

Regler og pligter som arbejdsgiver er én ting – det er noget, du er forpligtet til at gøre, og det kan have lovmæssige og økonomiske konsekvenser, hvis du ikke overholder dem

Noget andet er de trivselstiltag, du kan gøre i din virksomhed for at give din nye medarbejder så god en oplevelse på arbejdspladsen som muligt. Langt hen ad vejen er der tale om de mere bløde værdier, hvilket dog på ingen måde gør dem mindre vigtige. En glad medarbejder er nemlig langt mere produktiv og loyal end en medarbejder, der ikke trives.

Arbejdsmiljø

Som arbejdsgiver er det op til dig at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Du skal sørge for at oplære og instruere din nye medarbejder i, hvordan han/hun udfører sit arbejde bedst muligt – og så det sker sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.

Det er også vigtigt, at du sikrer dig, at din(e) medarbejder(e) ved det, hvis der er nogle ulykkes- og/eller sygdomsfarer forbundet med jobbet.

Onboarding af din nye medarbejder

Fagfolk bruger ofte udtrykket ”onboarding”, når de taler om at byde en ny medarbejder velkommen og hjælpe vedkommende godt i gang. I praksis handler det om at være i samme båd, ro i samme retning og finde den gode takt.

Ud over at have det praktiske på plads, bør du som arbejdsgiver også tænke på at have en løbende dialog med dine medarbejdere, så du har fingeren på pulsen. Ikke bare med hensyn til opgaver og løsninger; også når det gælder trivslen.

Onboarding er et meget vigtigt led i at ansætte din første medarbejder, og det er givet godt ud at bruge nogle ekstra kræfter på det, da det kan klæde din nye medarbejder hurtigere på til at udføre sit arbejde bedst muligt, så han/hun dels trives, dels kommer til at skabe værdi for din virksomhed hurtigere.

 

Den vigtige planlægning

Planlægning er nøgleordet i en succesfuld onboarding-proces. Allerede før din nye medarbejder begynder på jobbet, kan du henlede hans/hendes opmærksomhed på eventuelt relevant materiale om din virksomhed og/eller din nye medarbejders arbejdsområde/produkter. Det kan være i form af links, brochurer mv.

Planlæg også din første medarbejders første tid i virksomheden. Hvor skal vedkommende sidde, hvilke arbejdsopgaver skal han/hun kaste sig over som det første mv. er relevante spørgsmål, du med fordel kan overveje, før din nye medarbejder begynder.

Det rent praktiske er også relevant – hvis din nye medarbejder skal bruge en computer, skal der være en klar, gerne sat op, så det er nemt og hurtigt at komme i gang. Skal der oprettes adgange i virksomhedens systemer, er det også en god idé at have styr på, og eventuelle specielle arbejdsredskaber skal også være tilgængelige.

Send din nye medarbejder en mail, et par dage før han/hun har første arbejdsdag. Her kan du fortælle om alt det, der skal ske i den første tid på arbejdspladsen.

Selv om det kan lyde som meget tid og forberedelse forud for en ny ansættelse, så husk på, at tiden er givet godt ud og kommer mange gange igen i form af en effektiv medarbejder i trivsel.

Du kan læse mere om den gode onboarding-proces her:

Få nye ansatte godt om bord

 

Vejledning til introplan

Den tid, du bruger på at introducere en ny medarbejder til jobbet, er en investering, der hurtigt er tjent ind igen. Jo flere informationer om virksomheden og opgaverne, din nye medarbejder får fra starten, jo hurtigere kan han/hun komme i gang med arbejdet. En god introduktion viser desuden, at den nye medarbejder er ventet og velkommen.

Det er en god idé at udarbejde en introplan til din nye medarbejder. Den giver både dig og medarbejderen et overblik over, hvad der skal ske hvor og hvornår, og hvem der skal medvirke i hans/hendes første dage eller uger i virksomheden. Husk at sende skemaet til de involverede medarbejdere i god tid.

Ud over at skabe et godt overblik, er det også med til at give en tryghed for din nye medarbejder.

På første arbejdsdag kan der fx være fælles morgenmad, konkrete arbejdsopgaver, rundvisning på virksomheden, praktisk information m.m.

Følgende kan fungere som en skabelon til en introplan, hvor du har mulighed for at notere:

  • Dato (dato for, hvornår en aktivitet skal foregå)
  • Sted (hvor aktiviteten skal foregå)
  • Tidspunkt (hvornår aktiviteten skal foregå)
  • Aktivitet (specifikke opgaver/områder)
  • Ansvarlig medarbejder / på egen hånd (hvilken medarbejder, der er ansvarlig for aktiviteten)
Dagligdagen med din nye medarbejder

Onboarding er andet og mere end den første dag/den første uge med din nye medarbejder. Tæt opfølgning er vigtigt og sikrer, at din nye medarbejder føler sig klædt på til at udføre sit arbejde og dermed skabe værdi for din virksomhed.

De første 30 dage er den periode, hvor din nye medarbejder danner sig et indtryk af sin nye arbejdsplads. Det er typisk også inden for de første 30 dage, at medarbejderen bliver ’overladt til sig selv’ med ansvar for egne opgaver. Det er derfor vigtigt, at du bruger tid på at drøfte de overvejelser og tanker, din nye medarbejder har gjort sig, f.eks. hvad angår kulturen på arbejdspladsen, regler og processer, netværk og samarbejde samt kompetencer og kompetenceudvikling.

Når de første 90 dage er gået, skal du holde en samtale med din nye medarbejder, hvor I taler om og vurderer, om jeres gensidige forventninger er blevet indfriet. Det er derfor vigtigt, at du i dagligdagen sørger for at være tydelig omkring, hvad du forventer af din nye medarbejder, fx kompleksiteten og volumen i de opgaver, han/hun løser, kvaliteten af leverancer og selvstændigheden i opgaveløsningen.

 

Du kan læse mere om den gode onboarding-proces her:

Få nye ansatte godt om bord

Evaluering

Når din nye medarbejder har været i stillingen et stykke tid, bør I have en opfølgningssamtale. Din medarbejder har nu nået at danne sig et indtryk af sine arbejdsopgaver, og du har som arbejdsgiver nået at danne dig et indtryk af samarbejdet. En opfølgningssamtale er en god måde at forventningsafstemme omkring jobbets indhold og jeres fremtidige samarbejde.

Det er altid en god idé at evaluere løbende – også efter den første evalueringssamtale, der finder sted, inden den tre måneders prøveperiode er udløbet.

Der er flere ting, det kan være godt at tage fat i under evalueringen af din nye medarbejder. Først og fremmest, hvad virksomheden kan lære af de observationer og overvejelser, din nye medarbejder har gjort sig. Evalueringen skal samtidig være med til at nå frem til, hvordan den nye medarbejder – og eventuelt øvrige nye medarbejdere – bliver introduceret mest hensigtsmæssigt til både virksomheden og sine arbejdsopgaver. Derudover skal I drøfte, om der er overensstemmelse mellem jeres forventninger til dels hinanden, dels udførelsen af arbejdsopgaverne.

 

Forberedelse

Som leder bør du forberede dig grundigt på den første evaluering, bl.a. ved at iagttage, hvordan det går med din nye medarbejder i virksomheden – både hvad angår arbejdsopgaver, og hvad angår mødet med selve virksomhedskulturen. Inden evalueringen kan du gå dine iagttagelser igennem og vurdere, hvad du mener, de viser om din nye medarbejder og hans/hendes arbejdsopgaver, tilgang til arbejdet og den forskel, det gør, at han/hun er blevet ansat.

 

MUS-samtale

MUS betyder MedarbejderUdviklingsSamtale. Som offentligt ansat har man krav på en MUS-samtale én gang om året, men også mange private virksomheder afholder MUS-samtaler.

En MUS-samtale er en åben og fortrolig snak om bl.a. arbejdsopgaver, muligheder for udvikling og efteruddannelse og din medarbejders trivsel i forhold til arbejde/fritid, eventuelle kolleger og chef(er).

Som leder skal du forberede MUS-samtalen, afholde den og følge op. Det kan du fx gøre som følger:

 

Før

Er der strategiudviklingsplaner i virksomheden, som har betydning for den afdeling, din nye arbejder er ansat i, er det en god idé at sætte sig ind i dem. 

Sæt dig også ind i, hvad din nye medarbejder helt præcist laver – hvad er hans/hendes ansvarsområder, planer, forudsætninger, motivation, stærke/svage sider, private forhold mv.

Giv din medarbejder god varsel, så han/hun også kan nå at forberede sig på MUS-samtalen.

 

Under

Nogle af de punkter, der typisk dækkes i en MUS-samtale, er:

  • Siden sidst
  • Planer for næste år
  • Trivsel
  • Samarbejde
  • Udviklingsmål
  • Balance mellem arbejdsliv og privatliv
  • Nye opgaver
  • Idéer til innovation og forbedring

En god tommelfingerregel er, at du som leder taler 30 pct., mens din medarbejder taler 70 pct. Det gælder om at lytte og forstå din medarbejder. Husk både at give ris og ros, og sørg for at kunne begrunde dine eksempler. Hvis du får kritik, så vær åben, og lad være med at forsvare dig, argumentere imod eller bortforklare.

 

Efter

Efter MUS-samtalen kan du evaluere samtalen: Hvordan gik den, var taletiden fordelt godt nok, blev alle emner afsluttet, og hvordan var balancen mellem struktur og spontanitet? Du kan også evaluere på stemningen, om der var plads til, at alle emner – også de negative – blev vendt, og om der var formulerede forventninger fra både dig og din medarbejder. Oplevede du, at du fik dit budskab igennem, og hvad var din medarbejders opfattelse af samtalen?

 

Hvis du vil vide mere om MUS-samtaler – fx hvordan de opfattes af din(e) ansatte – kan du blive klogere her:

8 tips til at få mest muligt ud af MUS

Ase kan hjælpe dig med dine udfordringer som arbejdsgiver

Det forpligter at blive arbejdsgiver og leder. Du kommer til at stå med mange forskellige ledelsesmæssige udfordringer og opgaver, og det kan være svært at finde hoved og hale i, hvordan du bedst kan leve op til dit personaleansvar.

Som medlem af Ase Selvstændig har du direkte adgang til jurister og HR-medarbejdere. De kender lovgivningen og kan hjælpe dig med alle de spørgsmål, der vedrører forholdet mellem dig og dine medarbejdere, ligesom vi kan hjælpe dig med at lave jobannonce, indrykke de rigtige steder og selve rekrutteringen.

Ase Selvstændig

endnu ikke medlem?

Som medlem af foreningen Ase Selvstændig, kan du få hjælp til spørgsmål omkring medarbejdere. Du kan blive medlem for kun 67 kr./md.

Medlemmer