Særlige forhold du skal huske ved udarbejdelse af løn

Det er virksomhedens ansvar, at den har den fornødne ret til at behandle personoplysninger omfattet af aftalen og til at lade eventuel administrator behandle disse oplysninger på vegne af sig.

Det påhviler virksomheden, at alle oplysninger om lønmodtagerne er korrekte.

Virksomheden er forpligtet til at sikre overholdelse af ansættelsesret og herunder overenskomstmæssige forhold på den enkelte lønmodtager.

Virksomheden kan med fordel bruge et anerkendt lønsystem.

Lønsystemet sørger automatisk for indberetninger til det offentlige samt for en række betalinger, blandt andet indbetaling af nettoløn til lønmodtagerens lønkonto. Vær dog opmærksom på, at der kan forekomme opkrævninger i e-Boks. Regninger til betaling fra e-Boks kan fremadrettet tilmeldes betalingsservice f.eks. opkrævning af feriepenge.

Virksomheden skal være særlig opmærksom på følgende forhold:

Opstart af medarbejder:

• Er der udarbejdet ansættelseskontrakt i henhold til Ansættelsesbevisloven på de enkelte lønmodtagere.
• Stamdata på lønmodtageren: navn, adresse, CPR-nummer og lønmodtagerens bankkonto, hvortil nettolønnen skal overføres.
• Har eventuelle udenlandske medarbejdere gyldig arbejdstilladelse.
• Der er påført korrekt tiltrædelsesdato.
• Er lønmodtageren funktionær eller timelønnet.
• Hvilke skatteoplysninger skal bruges: Hovedkort, bikort eller frikort.

Løn/pension mv.:

• Har lønmodtageren fri bil, betalt sundhedsforsikring og/eller fri telefon, og er beskatningsgrundlag heraf korrekt oplyst.
• Er der aftale om arbejdsgiver-/arbejdsmarkedspension, skal virksomheden vide, hvilket pensionsselskab, pengeinstitut eller forsikringsselskab, som administrerer ordningen, og hvilken procentsats af lønnen, der skal overføres.
• Skal lønmodtager oprettes med SH-ordning, fritvalgsordning eller ingen.

Ferie:

• Ferieordning - skal lønmodtageren have ferie med løn, eller skal der afregnes feriepenge kvartalsvis til Feriekonto, eller er der andre overenskomstmæssige forhold.
• Skal lønmodtageren ved ferie med løn have 1 % i ferietillæg eller mere.
• Feriefridage.

Løbende under ansættelsen:

• Er ansættelseskontrakten ajourført i forbindelse med ændringer i ansættelsen på de enkelte lønmodtagere.
• Er der udarbejdet og godkendt korrekt kørselsregnskab på de lønmodtagere, der får udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse.
• Er der foretaget kontante udbetalinger til lønmodtageren, der er skattepligtige – herunder gavekort.
• Skal der søges refusion på medarbejdere.
• Løbende kontrol af e-Boks, da der kan forekomme opkrævninger til betaling.

Fratrædelse:

• Er der oplyst fratrædelsesdato.
• Er feriesaldi mv. korrekte således, at ferie ved fratrædelse afregnes korrekt.

Artiklen er udarbejdet af vores samarbejdspartner Azets.