Hvordan opsiger jeg en medarbejder?
Det er ikke ’bare lige’ at opsige en medarbejder. Der er masser af problemstillinger at forholde sig til, herunder opsigelsesvarsel, anciennitet mv. Ved opsigelse af en medarbejder er det også vigtigt, at man har undersøgt, om der stilles særlige krav til, at opsigelsen skal være sagligt begrundet. Derudover skal man have gjort sig klart, om medarbejderen skal arbejde, suspenderes eller fritstilles i opsigelsesperioden.
Begrundelse for opsigelsen
Hvis din medarbejder er omfattet af funktionærloven, kan han/hun forlange, at du som arbejdsgiver skriftligt oplyser årsagen til, at han/hun er blevet opsagt. En begrundelse for opsigelsen kan have betydning ved vurderingen af, om opsigelsen er saglig (berettiget) eller ej.
Begrundelse for en opsigelse falder i to kategorier:
- Virksomhedens forhold. Dette omfatter situationer, hvor du afskediger en medarbejder på grund af virksomhedsomstrukturering, organisatoriske ændringer, besparelser eller lignende.
- Medarbejderens forhold. Dette omfatter medarbejderens adfærd, opførsel og præstation, herunder eventuelle udfordringer med samarbejde eller tillid. For eksempel kan det være, at din medarbejder ikke opfylder de forventede standarder, udviser upassende opførsel, ofte kommer for sent, og ikke bidrager positivt til arbejdsmiljøet eller holdet. Her kan der blive lagt vægt på, om der tidligere er givet en skriftlig advarsel.
Skal en opsigelse altid være saglig?
Funktionærer med mere end 12 måneders anciennitet har krav på en saglig opsigelse.
Hvis medarbejderen hverken er funktionær eller omfattet af en overenskomst, er der intet krav om saglighed, medmindre medarbejderen er beskyttet efter særlovgivning såsom ligebehandlingsloven, forskelsbehandlingsloven mv.
Hvornår beskyttelsen mod usaglig opsigelse indtræder, afhænger af den individuelle overenskomst. Det kan derfor variere, alt efter hvilken overenskomst det drejer sig om. En tommelfingerregel er, at man typisk er beskyttet mod usaglig opsigelse efter 9 måneders ansættelse.
Falder din medarbejder ind under kategorien ”særligt beskyttet”?
Når det drejer sig om ”særligt beskyttede medarbejdere”, er det nogle specielle opsigelsesregler, der gælder. Det er hhv. ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven, der sikrer, at alle medarbejdere skal behandles lige. Det betyder, at du ikke må opsige en medarbejder på baggrund af følgende kriterier:
- Køn
- Alder
- Graviditet
- Handicap
- Etnicitet
- Religion
- Seksualitet
- Politisk overbevisning
Også tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter hører under kategorien ”særligt beskyttede medarbejdere”.
Opsiger du en særligt beskyttet medarbejder, kan han eller hun få tilkendt en særlig godtgørelse, hvis der er lagt vægt på ovenstående kriterier. Det er din bevisbyrde, at du ikke har lagt vægt på eksempelvis, at medarbejderen er gravid. Det kan være en tung bevisbyrde. Og det kan blive dyrt, hvis ikke den kan løftes. Overvejer du at opsige en medarbejder af denne type, anbefaler vi derfor, at du søger rådgivning.
Opsigelsesvarsel
Hvilket opsigelsesvarsel din medarbejder skal have, afhænger af flere ting.
Det vil fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt, hvor lang hans/hendes opsigelsesvarsel er.
Opsigelse af medarbejder ansat under funktionærloven
Hvis din medarbejder er funktionær, er opsigelsesvarslerne fastlagt i loven. Funktionærlovens opsigelsesvarsler kan ikke fraviges, heller ikke ved aftale. Er medarbejderen i en opsagt stilling, kan det dog aftales, at medarbejderen fratræder før udløbet af opsigelsesperiode, f.eks. hvis medarbejderen får mulighed for at tiltræde en ny stilling.
Opsigelsesvarslerne efter funktionærloven er:
- Har din medarbejder været ansat under 6 måneder, har vedkommende en måneds varsel til udgangen af en måned.
- Har din medarbejder været ansat mellem 6 måneder og 3 år, har vedkommende 3 måneders varsel til udgangen af en måned.
- Har din medarbejder været ansat mellem 3 og 6 år, har vedkommende 4 måneders varsel til udgangen af en måned.
- Har din medarbejder været ansat mellem 6 og 9 år, har vedkommende 5 måneders varsel til udgangen af en måned.
- Efter 9 års ansættelse har din medarbejder 6 måneders varsel til udgangen af en måned.
Opsiger du en medarbejder, der har været ansat i 2 år og 10 måneder på opsigelsestidspunktet udgør varslet 4 måneder. Opsigelsesvarslet beregnes derfor ud fra funktionærens anciennitet på fratrædelsestidspunktet og ikke opsigelsestidspunktet.
120-dages reglen
Hvis din medarbejder har haft 120 dages sygefravær med løn inden for en periode af 12 måneder, er det muligt at aftale, at din medarbejder opsiges med et forkortet opsigelsesvarsel. Dette gælder dog kun, hvis det fremgår i ansættelseskontrakten.
Opsigelse af medarbejdere uden funktionærstatus
Hvis din medarbejder ikke er funktionær, men din virksomhed er dækket af en overenskomst, følger opsigelsesvarslet af den kollektive overenskomst. Vær opmærksom på, at visse grupper af lønmodtagere har krav på overenskomstmæssige vilkår, selvom du som arbejdsgiver ikke er omfattet af en kollektiv overenskomst. Dette gælder blandt andet ved ansættelse med løntilskud.
Hvis din medarbejder ikke er funktionær, og I ikke har nogen kollektiv overenskomst på arbejdspladsen, kan I frit aftale opsigelsesvarslet. Kig evt. på kollektive overenskomster inden for jeres fagområde for at få en idé om, hvilket opsigelsesvarsel der er rimeligt. Husk, at opsigelsesvarslet i alle tilfælde skal fremgå af ansættelseskontrakten.
Arbejde i opsigelsesperioden
Du kan vælge, at din medarbejder skal arbejde som normalt i opsigelsesperioden.
Suspension
Suspension betyder, at din medarbejder ikke skal møde på arbejde som sædvanligt, men skal stå til rådighed og møde op, hvis du får brug for ham/hende. Hvis du vælger suspension, bør der være et reelt behov for din medarbejders arbejdskraft, da man ved manglende behov for arbejdskraften kan fritstille.
Fritstilling
Fritstilling vil sige, at din medarbejder ikke skal møde på arbejde og heller ikke stå til rådighed for dig som arbejdsgiver i opsigelsesperioden. Medarbejderen har som følge af tabsbegrænsningspligten pligt til at søge og tage andet arbejde i ikke-konkurrerende virksomhed i fritstillingsperioden.
Hvornår skal medarbejderen tilbagelevere sine ting?
Du har som udgangspunkt først krav på at få udleverede ting, som fx computer, firmabil eller mobiltelefon retur, når medarbejderen endeligt fratræder, og altså ikke fra tidspunktet hvor vedkommende er blevet opsagt.
Min medarbejder er blevet fritstillet
Hvis du vælger at fritstille din medarbejder, kan du i visse tilfælde, og særligt hvis det fremgår af ansættelseskontrakten, kræve, at din medarbejder afleverer firmabil, computer eller mobiltelefon tilbage mod at få den skattemæssige værdi udbetalt i opsigelsesperioden.
Min medarbejder er blevet bortvist
Er din medarbejder blevet bortvist, har du krav på at få alt retur øjeblikkeligt.
Mundtlig eller skriftlig opsigelse?
En opsigelse kan i visse situationer være mundtlig, men den bør altid angives skriftligt af bevismæssige årsager. Vær opmærksom på, at det er dig, som har bevisbyrden for, at opsigelsen er afgivet, og hvornår opsigelsen er sket.
Funktionærloven
Medarbejdere ansat under funktionærloven har krav på en skriftlig opsigelse, bortset fra ved midlertidige opsigelser og opsigelser i prøvetiden. En mundtlig opsigelse vil dog alligevel ikke være ugyldig, hvis der er et klart bevis for, at den er blevet afgivet.
Kollektive overenskomster
Er din medarbejder omfattet af en kollektiv overenskomst, skal du være opmærksom på, at nogle overenskomster har krav om, at en opsigelse skal gives skriftligt.
Skal opsigelsen underskrives eller sendes den til medarbejderen?
Det er ikke et krav, at en opsigelse er underskrevet. Opsigelsen skal dog være kommet frem til funktionæren senest før månedsskiftet, og bevisbyrden påligger dig som arbejdsgiver.
Hvordan skriver man en opsigelse?
At skrive en opsigelse er en vigtig proces, der kræver omhu og følsomhed. Der er ingen formkrav til opsigelser, men det anbefales altid at lave dem skriftligt, så der ikke opstår tvivl om, hvorvidt medarbejderen er opsagt.
En opsigelse bør derfor som minimum indeholde:
- en tydelig meddelelse om, at medarbejderen er opsagt.
- datoen for fratræden.
- en kort begrundelse for opsigelsen.
- information om, hvordan medarbejderen skal forholde sig i opsigelsesperioden, fx om vedkommende skal arbejde, er fristillet eller skal afholde ferie.
Ud over disse punkter kan du med fordel tænke over opbygningen af brevet:
- Begynd med en respektfuld indledning, hvor medarbejderens navn og datoen fremgår.
- Giv eventuelt praktiske oplysninger om aflevering af arbejdsudstyr, firmabil, adgangskort eller lignende.
- Udtryk gerne taknemmelighed for medarbejderens indsats og tilbyd eventuel støtte, fx i form af job- eller karriererådgivning.
- Afslut brevet på en høflig måde med underskrift, titel og dine kontaktoplysninger.
Det er vigtigt, at du kan dokumentere, at medarbejderen har modtaget opsigelsen rettidigt. Det kan ske ved, at medarbejderen kvitterer på opsigelsen. Sender du den med post, bør det ske med afleveringsattest. Du kan også sende opsigelsen via e-mail, hvis I tidligere har kommunikeret ad den vej.
Husk, at en afskedigelse altid er en følsom situation. Behandl medarbejderen med respekt og værdighed gennem hele processen.
Er der aftalt ansættelsesklausuler i kontrakten?
Hvis der er aftalt konkurrence-, kunde- eller kombineret klausul, bør du tage stilling til dette.
Økonomiske risici
Hvis din medarbejder er funktionær og har været ansat mindst et år før opsigelsen, eller hvis din medarbejder har været ansat på en overenskomstdækket arbejdsplads i mindst ni måneder, er han/hun beskyttet mod usaglig opsigelse. Hvis du opsiger en medarbejder, der er beskyttet mod usaglig opsigelse, kan du blive mødt med et krav på godtgørelse, hvis du som arbejdsgiver ikke kan begrunde opsigelsen sagligt.
Eventuel fratrædelsesgodtgørelse
Hvis din medarbejder er funktionær og har været ansat i hhv. 12 eller 17 år i virksomheden, har han/hun ret til en fratrædelsesgodtgørelse for ’lang og tro tjeneste’. Godtgørelsen udgør hhv. 1 og 3 måneders løn, men gælder kun, hvis din medarbejder efter fratrædelsen ikke har ret til arbejdsgiverbetalt pension eller folkepension.
Hvis ansættelsesforholdet er omfattet af en overenskomst, kan denne også indeholde regler om, at en medarbejder med en vis anciennitet får en godtgørelse ved fratrædelse, når han/hun bliver opsagt. Det kan være forskelligt, hvilken anciennitet og hvor meget man får. Du kan blive mødt med et krav på godtgørelse, hvis du som arbejdsgiver ikke kan begrunde opsigelsen sagligt.
Ikke-funktionærer omfattet af en overenskomst kan også være berettiget til en godtgørelse, hvis en opsigelse er usaglig. Godtgørelsen vil afhænge af medarbejderens anciennitet.
Medarbejdere kan have en særlig beskyttelse på visse områder, og det kan koste dyrt at bryde den, fordi det kan udløse krav om godtgørelse. Det gælder fx ved opsigelser begrundet i køn, alder, handicap, race mv.
Fratrædelsesaftale
En fratrædelsesaftale er et alternativ til en opsigelse, som kan anvendes, hvis man er enige om, at medarbejderen skal fratræde. Det kan med fordel anvendes i stedet for en opsigelse, hvis medarbejderen er omfattet af en særlig beskyttelse.
Formålet med en fratrædelsesaftale kan bl.a. være at afslutte ansættelsesforholdet og aftale fratrædelsesvilkårene på en fredelig måde med medarbejderen. Som arbejdsgiver kan du i fællesskab med din medarbejder aftale vilkårene for ansættelsesforholdets ophør.
En fratrædelsesaftale vil meget ofte som minimum indeholde de vilkår, du som arbejdsgiver skulle have givet i forbindelse med en opsigelse. Derudover vil aftalen også ofte indeholde nogle yderligere goder for at få den fredelige løsning. Det anbefales, at man får juridisk rådgivning, når man skal indgå en fratrædelsesaftale.
Er en afskedigelse og opsigelse det samme?
En afskedigelse og opsigelse er to forskellige ord for at afslutte en ansættelsesrelation mellem en arbejdsgiver og en medarbejder. Uanset hvad, er det vigtigt at følge gældende regler og overholde ansættelseskontrakten for at sikre, at opsigelsen udføres lovligt og retfærdigt.