Fradrag for udgifter til kost og logi på rejser

Krav til rejsen

Betingelserne for at være på fradragsberettigede rejser er, at der er en vis afstand til den sædvanlige bopæl fra det midlertidige arbejdssted. Herudover er det en betingelse, at rejsen har en vis varighed.

Med hensyn til om afstandskriteriet er opfyldt, vil der være tale om en konkret afvejning i hvert enkelt tilfælde. Her vil det f.eks. spille en rolle, hvor lange arbejdsdagene er, og om det er nødvendigt hele tiden at være tæt på det midlertidige arbejdssted.

I relation til varigheden vil det være en betingelse, at rejsen skal vare i mindst 24 timer, og du skal overnatte udenfor hjemmet. Med hensyn til overnatningen er der intet krav til overnatningsstedet, dermed kan du sove i bilen, hos venner eller familie, på hotel.

Udgifterne til kost og logi kan du som udgangspunkt fradrage på to måder:

• Fradrag for de faktiske udgifter
• Fradrag efter standardsatserne
  
  

Fradrag for de faktiske udgifter

Først og fremmest kan det vælges at fradrage de faktiske udgifter til kost og logi på rejsen. Her vil det være et krav, at udgifterne er dokumenteret, hvilket betyder, at du skal have bilag på udgifterne. Der er ikke noget loft over fradraget for faktiske og dokumenterede rejseudgifter for kost og logi. Desuden vil du kunne få fradrag for de faktiske dokumenterede udgifter til småfornødenheder på rejsen.

Som eksempler på, hvad du vil kunne fradrage af udgifter kan nævnes udgifter til hotelovernatning, måltider, en kop kaffe eller snacks i løbet af dagen.

Når du foretager fradrag for udgifter til kost og logi, er det vigtigt at være opmærksom på, at betingelserne herfor er opfyldte, og ligeledes at der kun foretages fradrag for fradragsberettigede udgifter. Hvis du har foretaget fradrag for udgifter, som ikke har været fradragsberettiget, vil den skattepligtige indkomst blive forhøjet, og du vil blive mødt med et efterbetalingskrav, som vil blive større end den oprindelige skattefordel, da der vil påløbe renter på kravet. Er der tale om grove tilfælde, vil du kunne blive mødt af bøder.

Fradrag efter standardsatserne

Det er imidlertid også muligt, at du som selvstændig i stedet får fradrag for udokumenterede rejseudgifter. Du vil således kunne anvende de standardsatser, som også er gældende for lønmodtagere. Her vil du imidlertid ikke kunne foretage fradrag for småfornødenheder, hvilket ellers er muligt for lønmodtagere. Når du foretager fradrag efter standardsatserne, kan fradraget ikke overstige et bestemt loft. For 2025 er beløbsgrænsen 32.800 kr. Hvis du i et indkomstår når loftet over fradrag for udokumenterede rejseudgifter, vil det imidlertid være muligt at foretage fradrag for de dokumenterede faktiske udgifter i resten af indkomståret, da der her ikke er noget loft.

Standardsatsen for logi udgør i 2025 256 kr. pr. døgn. Det er her vigtigt at være opmærksom på, at fradraget kun opnås pr. fulde døgn med overnatning.

Standardsatsen for kost i 2025 udgør 625 kr. pr. døgn. Som tidligere nævnt er det en betingelse, at rejsen skal vare i mindst 24 timer. Hvis rejsen varer mere end 1 døgn, beregnes fradraget for kost herudover med 1/24 af satserne pr. påbegyndt time. Du vil således ved en rejse på 36 timer kunne få fradrag for 12 ekstra timer (36 timer – 24 timer), hvilket svarer til 12/24 af dagsatsen, altså 312,5 kr. i 2025.

Det er vigtigt, at du kun foretager fradrag for udgifter til kost og logi på de dage, hvor du har været berettiget hertil, da du ellers vil kunne blive mødt med efterbetalingskrav og bøder, som beskrevet under afsnittet 'Fradrag for de faktiske udgifter'.

Hvis alt fejler?

Er det ikke muligt at opfylde de ovenstående betingelser for fradrag for udgifter til kost og logi, kan det i stedet være muligt at fratrække udgifterne efter den generelle regel om fradrag for driftsomkostninger.

Grundlæggende vil det være en betingelse for fradraget, at der er tale om udgifter, der har været nødvendige, aktuelle og erhvervsmæssige. Det vil ligeledes være en betingelse, at udgifterne kan dokumenteres.

Ved brug af denne mulighed skal betingelserne til at være på rejse ikke være opfyldt. Dermed er der ikke krav om, at rejsen skal have en bestemt varighed eller afstand. Oftest vil bestemmelsen blive anvendt, hvor der ikke kan opnås fradrag efter ligningsloven, da rejsen ikke har haft den nødvendige varighed.

Der skal være tale om merudgifter i forhold til de sædvanlige udgifter, du som selvstændig har til kost, småfornødenheder og logi i den normale dagligdag. Derfor vil det, modsætningsvis fradragene efter ligningsloven, være nødvendigt at reducere de faktiske udgifter til kost, logi og småfornødenheder med et beløb svarende til, hvad du har sparet i hjemmeforbrug. Dermed vil fradraget være forbundet med et administrativt arbejde, da det skal opgøres, hvad du har af udgifter til kost, logi og småfornødenheder i hverdagen.

Som tidligere nævnt vil muligheden for fradrag for udgifter til kost og logi efter statsskatteloven i praksis oftest blive anvendt i situationer, hvor det ikke har været muligt at anvende bestemmelserne i ligningsloven, da rejsen ikke har haft den nødvendige varighed. Dermed vil der sjældent være mulighed for at opnå et særligt stort fradrag for kost og logi efter statsskatteloven grundet rejsens korte varighed. Yderligere vil det kræve en del administrativt arbejde at dokumentere, at de udgifter, der forsøges foretaget fradrag for, ligger udover, hvad der er sparet i hjemmeforbrug. Dermed vil det sjældent kunne betale sig at forsøge at foretage fradrag efter statsskatteloven for udgifter til kost og logi.

Artiklen er udarbejdet af vores samarbejdspartner Selskabsadvokaterne.

Har du brug for hjælp?

Som medlem af Ase Selvstændig kan du få svar på dine spørgsmål om erhvervsjura hos vores partner Selskabsadvokaterne. Log ind på Ase Selvstændig - på forsiden under 'Ring til advokat' finder du kontaktoplysninger til Selskabsadvokaterne. 

Er du ikke allerede medlem af Ase Selvstændig og ønsker rådgivning hos vores partner, kan du melde dig ind online eller på tlf. 7013 7015.

Meld dig ind i Ase Selvstændig