Er dit bogholderi opdateret?

For at danne sig et overblik over virksomhedens økonomiske stilling på et givent tidspunkt er det essentielt, at bogholderiets enkelte poster er gennemgået, og det dermed er sikret, at de er retvisende. Med dette menes, om driftsposterne er periodiseret korrekt, om aktiverne er til stede og værdiansat korrekt, samt om al gæld er medtaget.

Driftsresultat

Driftsposter omfatter eksempelvis omsætning, vareforbrug, faste omkostninger, afskrivninger og finansielle poster. For disse poster er det vigtigt, at der sker korrekt periodisering, således at bogholderiet for 1. halvår ajourføres med omsætning, og de tilhørende omkostninger vedrører netop kun denne periode. Eventuelt kan der dog være reguleringer til tidligere perioder, som også skal indregnes i bogholderiet. Omsætning og omkostninger, som vedrører 2. halvår skal derimod udelades af driften.

Når de enkelte driftsposter gennemgås i forhold til, om der skal ske en periodisering heraf, er det dog også vigtigt at holde sig for øje, hvorvidt en manglende periodisering vil ændre periodens resultat væsentligt. Det er selvfølgelig relativt fra virksomhed til virksomhed, hvilken nominel værdi der er væsentlig. Vurderingen heraf beror således på en sammenligning med de øvrige driftsposter, hvorved man kan danne sig en vurdering af, om en manglende periodisering vil ændre de beslutninger, der træffes på baggrund af bogholderiet.

Eksempelvis vil en manglende periodisering af 40 kr. for at have et givent domæne til rådighed på internettet i 12 måneder næppe medføre forkerte beslutninger. Modsat vil en aconto-fakturering af en kunde på 1.000.000 kr. d. 25. juni, hvoraf kun 10% af arbejdet udføres i 1. halvår, i de fleste tilfælde være væsentlig at få periodiseret, således at der kun medtages 100.000 kr. som omsætning i 1. halvår. De resterende 900.000 kr. placeres som forudfakturering under kortfristet gæld med henblik på at blive indtægtsført (og dermed fjernet fra forudfakturering igen) i takt med arbejdets udførelse for kunden i 2. halvår.

Afskrivninger

Afhængigt af anlægsaktivernes sammensætning kan afskrivninger også udgøre en væsentlig omkostning for den givne periode. Afskrivninger bogføres typisk ikke løbende, da de ikke medfører et træk på virksomhedens likvide ressourcer. Er du vant til, at afskrivninger opgøres én gang årligt af din revisor, har du muligvis ikke dit anlægskartotek selv. Her vil et bud være at se på niveauet for tidligere års afskrivninger og således medtage et forholdsmæssigt beløb svarende til den periode, som bogholderiet ajourføres for.

Eksempelvis halvdelen af beløbene for afskrivninger jævnfør seneste årsregnskab, hvis der ajourføres bogholderi for 1. halvår. Vær dog opmærksom på, at har der været til- eller afgang af anlægsaktiver (eksempelvis biler, bygninger, større maskiner) sidste år, påvirker det afskrivningerne, og årets afskrivninger vil dermed afvige fra halvdelen af sidste års. Ligeledes hvis der sker til- eller afgang i den aktuelle periode, eller hvis afskrivningsperioden for anlægsaktiver, der fortsat er i behold, blot udløber. Er afskrivninger en væsentlig omkostning i din virksomhed, bør du overveje fremadrettet selv at ajourføre dette løbende. Din revisor vil helt sikkert gerne hjælpe dig i gang hermed.

Ved periodiseringen af bogholderiets driftsposter kan det være nødvendigt at estimere beløb, såfremt der ikke på tidspunktet for ajourføringen af bogholderiet foreligger bilag eller andre former for opgørelser af beløbene. Har udlejer eksempelvis ved en fejl ikke fået sendt opkrævningen af husleje for juni, afsættes denne måneds husleje som skyldig i periodeopgørelsen. Er der ikke ændringer i lejeforholdet fastlægges beløbet til samme niveau som for maj måned.

Skat af årsresultatet

Hvorvidt der skal indregnes et beløb til skat af årets resultat i bogholderiet afhænger af, om du driver virksomheden i privat eller selskabsregi. For sidstnævnte indregnes som udgangspunkt 22% af årets resultat før skat. I en periodeopgørelse vil det sjældent være relevant at se på skatteomkostningens fordeling mellem aktuel og udskudt skat. Ligeledes kan der være enkelte poster, som ikke giver fradrag, eller kun delvist fradrag, og således vil der til den endelige skatteopgørelse for året komme en forventeligt uvæsentlig regulering af den beregnede skat. Drives virksomheden som en personligt drevet virksomhed, indregnes der ikke skat i virksomhedens bogholderi, idet dette afregnes via indehaverens selvangivelse. Vær dog opmærksom på, om resultatet i væsentlig grad afviger fra det forventede, og herunder det der er sket forskudsregistrering ud fra, idet det således kan være relevant med en justering af de løbende betalinger af B-skat, som ofte betales fra virksomheden.

 

Aktiver

Anlægsaktiverne omfatter eksempelvis goodwill, rettigheder, driftsmidler, grunde og bygninger og andele i andre virksomheder. På nær de finansielle anlægsaktiver (herunder andele i andre virksomheder) påvirkes værdien af anlægsaktiverne af de foretagne afskrivninger. Det er dog vigtigt at forholde sig til, hvorvidt der efter bogføring af de ordinære afskrivninger står en værdi tilbage, der som minimum er på niveau med den aktuelle værdi af de pågældende anlægsaktiver. Forventes de bogførte anlægsaktiver ikke fremadrettet at generere en værdi svarende hertil, skal der ske en nedskrivning til denne værdi. Nedskrivning sker på samme vis som afskrivninger, og bogføres således via driften som en omkostning på linje med afskrivningerne.

Varelager

Har din virksomhed et varelager, som udgør en væsentlig værdi, skal der ved udarbejdelse af periodeopgørelsen også ske en vurdering af, om værdiansættelsen af varelageret i bogholderiet er forsvarlig. Det er således essentielt, at der sker nedskrivning af varer, som er forældede, kassable eller på anden vis ubrugelige i forhold til det formål, som de er indkøbt til. Denne nedskrivning påvirker ligeledes driften som en omkostning. Samtidig er der en anledning til at rette eventuelle systemfejl, hvis det ved gennemgangen konstateres, at der ikke sker korrekt overførsel fra varelageret til vareforbrug i driften, så dette undgås fremadrettet.

Tilgodehavender og likvider

Næste gruppe under aktiverne er typisk tilgodehavender, hvor debitorer ofte er den væsentligste post. På tilsvarende vis som for de øvrige aktiver er det vigtigt at forholde sig til værdiansættelsen. Det kunne være, at alle debitorer over 10.000 kr. gennemgås i forhold til at konstatere, om nogen er overforfaldne, og i første omgang skal sendes til inddrivelse via advokat, og herefter en vurdering af dem, der er sendt til advokaten, men fortsat ikke er indgået. Skal der ske nedskrivning heraf, hvis tilgodehavendet ikke må forventes at indgå fuldt ud?

Sidste post under aktiverne er likvider, hvoraf der skal ske afstemning til dokumentation fra banken. Er virksomheden i besiddelse af en fysisk kontantbeholdning, beror afstemningen heraf i sagens natur på en optælling af kontantbeholdningen.

Passiver

Første post under passiverne er egenkapitalen og herefter hensættelser. Sidstnævnte anvendes sjældent udover til udskudt skat ved drift i selskabsregi, hvorfor det ikke behandles nærmere her.

Ved drift i selskabsform påvirkes egenkapitalen som udgangspunkt kun af det overførte driftsresultat og eventuelt udtræk af udbytte. Den nominelle kapital er således fastlåst i forhold til det til Erhvervsstyrelsen anmeldte. Sker virksomhedsdriften i personligt regi påvirkes egenkapitalen udover det overførte driftsresultat af overførsler mellem indehaverens privatsfære og virksomheden.

Passiverne dækker desuden virksomhedens gæld, som opdeles i lang- og kortfristet alt efter, om det forfalder inden for det kommende år efter den dato, hvor bogholderiet ajourføres pr.

Langfristet gæld omfatter således typisk kreditforenings- og banklån. For langfristet gæld vil det typisk være muligt at afstemme gælden til seneste opkrævning, gældsbreve eller eksempelvis onlineadgang til kreditgiver, hvorfra der kan trækkes en oversigt over engagementet. Ved opdelingen mellem lang- og kortfristet gæld bør kommende års afdrag på den langfristede gæld medtages under den kortfristede gæld.

Kortfristede gæld

Den kortfristede gæld omfatter typisk poster såsom leverandørgæld, driftskredit i banken, moms, lønafhængig gæld (A-skat, AM-bidrag, pension, ATP mv.) og forudbetaling fra kunder. For den kortfristede gæld er det generelt vigtigt at være opmærksom på, om man har fået al gæld med. Her tænkes eksempelvis på større leverancer fra leverandører, hvorpå der ikke er modtaget faktura endnu. Er leverancen medtaget som en lagerbeholdning, mens kostprisen herfor ikke samtidig er afsat som gæld, giver bogholderiet ikke et retvisende billede af virksomhedens finansielle stilling.

Et retvisende bogholderi

Nærværende artikel beskriver under generelle vendinger og forudsætninger arbejdet med at ajourføre og periodisere bogholderiet pr. en given dato. Arbejdet hermed kan virke uoverkommeligt for den utrænede. Erfaringen viser dog, at det er de samme poster fra gang til gang, der skal periodiseres, og således vil du forventeligt hurtigt opnå en rutine og hurtighed i processen. Et retvisende bogholderi er altid et godt udgangspunkt for drøftelser med långivere og herunder især banken. Kombineres det med et likviditetsforecast for den kommende måned eller kvartal, står du endnu stærkere i forhold til indgåelse af fremadrettede aftaler.

*Nærværende artikel om ajourføring af bogholderiet er baseret på generelle betragtninger og omfatter alene udvalgte regnskabsposter. Der kan således være særlige poster eller forhold, som gør sig gældende for den enkelte virksomhed, der ikke er taget højde for i nærværende. Artiklen kan således ikke i alle tilfælde erstatte rådgivning fra din sædvanlige rådgiver, eller rådgivning baseret specifikt på dine forhold.

Artiklen er udarbejdet af vores samarbejdspartner Azets.