Hvilke egnethedskrav stilles der til dig som tilbudsgiver?
Skal du afgive et tilbud i et offentligt udbud, er der en række krav, som du skal være opmærksom på. I denne vejledning får du en introduktion til begrebet egnethedskrav og minimumskrav til egnethed i offentlige udbud. Du bliver i stand til at identificere kravenes indhold i udbudsmaterialet og derefter kunne vurdere, hvad de betyder for din virksomheds deltagelse i det offentlige udbud.
Det er i ethvert offentligt udbud tilladt for en offentlig myndighed at opstille krav til egnethed hos de interesserede virksomheder. Egnethed betyder i den forbindelse, at en virksomhed skal vurderes til at leve op til ordregivers krav, inden den offentlige myndighed vurderer, at virksomheden er egnet til at udføre kontrakten.
Kravene til tilbudsgiver findes i tre kategorier
Kravene til de interesserede virksomheder (økonomiske aktører) findes i tre kategorier:
- Egnethed til at udøve et bestemt erhverv.
- Økonomisk og finansiel egnethed.
- Teknisk og faglig egnethed.
Det vil være sjældent, at alle tre kategorier optræder i det samme udbud.
I den første kategori vil den offentlige myndighed stille krav til visse forudsætninger, der skal være opfyldt hos den interesserede økonomiske aktør. Det vil være krav i forhold til overhovedet at have tilladelse til at udføre et bestemt erhverv. Det kunne f.eks. være, at den kommende kontrakts leverancer skal udføres af virksomheder, der er i besiddelse af forskellige tilladelser eller autorisationer.
I den anden kategori vil den offentlige myndighed stille krav til den interesserede økonomiske aktørs økonomiske tilstand. Den offentlige myndighed kan således have beskrevet i udbudsmaterialet, at en interesseret økonomisk aktør skal oplyse de seneste to afsluttede (regnskabs)års omsætning. Samtidig vil den offentlige myndighed normalvis stille krav til et vist (minimums)niveau af årsomsætning.
I den tredje kategori vil den offentlige myndighed stille krav til den interesserede økonomiske aktørs faglige tilstand. Således kan den offentlige myndighed have beskrevet i udbudsmaterialet, at en interesseret økonomisk aktør skal oplyse de 1, 2, 3 eller flere mest relevante referencer set i forhold til den udbudte opgave. Samtidig vil den offentlige myndighed normalvis stille krav til et vist (minimum)antal af referencer, som den økonomiske aktør skal have for at være egnet.
Hvis den offentlige myndighed stiller krav til et vist (minimums)niveau eller antal som beskrevet, vil virksomheder, der ikke lever op til kravene eller ikke formår at få dokumenteret under udbuddet, at de lever op til kravene, blive udelukket fra at deltage i den videre udbudsproces.
Særlige regler ved EU-udbud
Særligt for så vidt angår EU-udbud, er den offentlige myndighed forpligtet til at formulere eventuelle egnethedskrav som minimumskrav, mens der i offentlige udbud, der ikke er EU-udbud, vil kunne forekomme egnethedskrav, uden disse er formuleret som minimumskrav. Det vil dog også for disse udbud være sådan, at en virksomhed, der ikke lever op til kravene til egnethed, kan forvente at blive udelukket fra at deltage i den videre udbudsproces.
Udvælgelse af de mest egnede økonomiske aktører
I de udbudsformer, hvor der skal ske en begrænsning af antallet af økonomiske aktører, før der skal afgives et tilbud – det vil primært sige begrænset udbud eller licitation (med prækvalifikation) og udbud med forhandling – vil de adspurgte oplysninger om den økonomiske eller faglige formåen blive brugt til at udvælge de bedst egnede økonomiske aktører (prækvalifikation). En sådan udvælgelse – eller i alt fald kriterierne herfor – vil være beskrevet i udbudsmaterialet.
Der er derfor almindeligvis altid god grund til at være varsom med læsningen af den offentlige myndigheds krav til egnethed og i særdeleshed med at opfylde de krav, der er stillet i udbudsmaterialet, i forhold til at vedlægge oplysninger og dokumentation for den økonomiske aktørs egnethed.
Artiklen er udarbejdet af vores samarbejdspartner Selskabsadvokaterne.